Dokumentenformate: Dein Weg durch den Dschungel #
Warum sehe ich auf meinem Windows-Rechner dieses OneDrive? Was bedeutet eigentlich Online Dokumente bearbeiten und wann brauche ich das? Was bedeuten eigentlich diese ganzen Dateiformate: .doc oder .docx, .odf…? Beim Verfassen des DigiGuides für die gemeinsame Dokumentenbearbeitung lag der Fokus klar auf dem Bedarf in einer Gruppe kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten – und zwar ohne Google Docs. Doch das Bearbeiten von Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil von der Arbeit am Computer und bringt auch viele Fragen mit sich. Fragen, die wir in diesem DigiGuide für euch beantworten wollen.
1. Die wichtigsten Dateiformate beim Wechsel #
Wenn du von Word weg wanderst, stößt du auf drei Hauptakteure. Es ist wichtig zu wissen, welches Format wofür steht, damit deine Dokumente nicht „kaputt“ aussehen.
Unsere Empfehlung vom Digital Empowerment Project: Arbeite intern im .odt-Format (oder dem nativen Format deiner gewählten Software), wenn du volle Kontrolle willst. Wenn du Dokumente an Word-Nutzer schickst, exportiere sie als .docx oder .pdf.
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Format |
Vollname |
Hauptanbieter |
Wichtigkeit für den Wechsel |
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.docx |
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Microsoft Word |
Sehr hoch – Standardformat von Word. LibreOffice und OnlyOffice können diese Dateien öffnen und bearbeiten. Allerdings kann es bei sehr komplexen Formatierungen (besonders bei neuen Word-Funktionen) manchmal zu kleinen Verschiebungen kommen. |
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.odt |
Open Document Text |
LibreOffice, OnlyOffice |
hoch – Das native Format von LibreOffice und auch von OnlyOffice unterstützt. Warum wichtig: Wenn du deine Dokumente langfristig speichern willst, ohne an Microsoft gebunden zu sein, speichere sie hier. Es ist ein offener Standard, der garantiert auch in 20 Jahren noch lesbar ist, egal welche Software du nutzt. |
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.xlsx |
Excel Open XML |
Microsoft Excel |
Sehr hoch – Das Standardformat von Excel. Wird von LibreOffice Calc und OnlyOffice gut gelesen, aber komplexe Formeln oder Makros können Probleme machen. |
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.ods |
OpenDocument Spreadsheet |
LibreOffice Calc, OnlyOffice |
Hoch – Das offene Standardformat. Ideal für langfristige Speicherung und Unabhängigkeit von Microsoft. |
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.csv |
Comma Separated Values |
Alle Programme |
Mittel – Reine Datentabelle ohne Formatierung. Gut für Datenaustausch, aber keine Farben, Schriftarten oder Zellverbundungen möglich. |
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.xlsm |
Excel mit Makros |
Microsoft Excel |
Vorsicht – Enthält Skripte/Makros. Diese laufen in LibreOffice/OnlyOffice oft nicht oder nur eingeschränkt. |
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.xls |
Altes Excel-Format |
Microsoft Excel (alt) |
Niedrig – Veraltet. Sollte durch .xlsx ersetzt werden, falls möglich. |
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Sehr hoch – Universelles Format zum Teilen. Beide Programme können Word-Dateien direkt als PDF exportieren. Das ist ideal, wenn du Dokumente versendest, die der Empfänger nur lesen, aber nicht ändern soll. |
2. Was hat Word mit OneDrive zu tun und was ist dieses OneDrive? #
OneDrive ist vergleichbar mit Google Drive. Stell dir OneDrive wie einen digitalen Schrank in der Wolke vor, der zu deinem Microsoft-Konto gehört.
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Der Zusammenhang: Word ist das Werkzeug, mit dem du schreibst. OneDrive ist der Ort, wo du deine Dateien sicher ablegst. Früher hast du Dateien auf deinem Computer gespeichert (auf der Festplatte). Heute speichert Microsoft sie standardmäßig in der Cloud (OneDrive), damit du sie auch vom Handy oder einem anderen PC öffnen kannst.
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Das Problem beim Wechsel: Wenn du zu LibreOffice oder OnlyOffice wechselst, hast du keinen direkten Zugriff auf diesen „Schrank“ über die Software selbst. Du musst dich oft über den Browser in OneDrive einloggen, die Datei herunterladen, bearbeiten und wieder hochladen.
3. Was ist der Unterschied zwischen Online und Offline bearbeiten? #
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Offline bearbeiten (LibreOffice/OnlyOffice Desktop):
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Die Software ist auf deinem Computer installiert.
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Du brauchst kein Internet, um zu schreiben.
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Deine Daten liegen physisch auf deiner Festplatte (du hast die volle Kontrolle).
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Es ist oft schneller, da keine Daten hin und her gesendet werden müssen.
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Online bearbeiten (Google Docs, Office 365 im Browser, Nextloud + OnlyOffice im Browser):
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Du arbeitest direkt im Webbrowser (wie Chrome oder Firefox).
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Du brauchst zwingend Internet. Ohne Netz geht nichts.
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Die Datei liegt auf den Servern des Anbieters (Google, Microsoft oder bei der Nextcloud einem selbstgewählten Anbieter).
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Vorteil: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Text schreiben und sehen sich gegenseitig live.
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4. Collabora oder OnlyOffice? #
Beide sind hervorragende Alternativen zu Word, die oft im Hintergrund von Cloud-Diensten laufen, aber auch als Desktop-Software genutzt werden können.
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OnlyOffice:
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Vorteil: Sieht Microsoft Word extrem ähnlich. Wenn du Word gewohnt bist, fühlst du dich hier sofort zu Hause. Die Kompatibilität mit
.docx-Dateien ist oft etwas besser als bei LibreOffice. -
Geeignet für: Leute, die den Look und Feel von Word vermissen und maximale Kompatibilität brauchen.
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Collabora:
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Vorteil: Baut auf der Technologie von LibreOffice auf, ist aber stark auf Zusammenarbeit im Browser optimiert. Es ist sehr flexibel und wird oft von Firmen genutzt, die ihre eigene Cloud betreiben.
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Geeignet für: Teams, die viel zusammenarbeiten wollen und eine Lösung suchen, die sich gut in bestehende Systeme integriert.
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Für den privaten Wechsel: OnlyOffice ist oft die einfachste Wahl wegen der ähnlichen Oberfläche. LibreOffice (die Basis von Collabora) ist der Klassiker unter den kostenlosen Programmen und sehr mächtig.
5. Was sind diese Pads? #
Ein „Pad“ (oft Etherpad oder Collabora Pad genannt) ist wie ein gemeinsames Notizblock-Board.
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Stell dir ein weißes Blatt Papier vor, auf das sich mehrere Personen gleichzeitig schreiben können
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Jeder sieht, was der andere gerade tippt, fast in Echtzeit
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Es ist super für schnelle Meetings, Brainstormings oder Protokolle, bei denen man nicht erst lange Dokumente hin und her schicken muss
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Im Gegensatz zu einem kompletten Word-Dokument sind Pads oft einfacher gehalten und konzentrieren sich rein auf den Textfluss