Sichere Dateien teilen mit der Nextcloud: Dein eigener digitaler Arbeitsraum für die Gruppe #

Der Kern in Kürze: Das Digital Empowerment Project (DEP) hat diesen Weg geprüft, damit deine Gruppe ihre Dateien digital so sicher verwahren kann wie in einem eigenen, kontrollierten Raum. Mit Nextcloud schließt du neugierige Blicke von außen weitgehend aus und sorgst dafür, dass alle – egal, welche technischen Fähigkeiten sie haben – sicher zusammenarbeiten können. Es ist dein eigener „digitaler Schutzmantel“, der Datenschutz und einfache Bedienung vereint. Wichtig: Die Sicherheit hängt davon ab, wie du den Raum einrichtest (z. B. durch Verschlüsselung und Passwörter).

1. Der Schutzschirm für Verantwortliche (Sicherheit & Haftung) #

Gut zu wissen für die Organisation:

• Deine Sicherheit: Wer diesen Schritten folgt, handelt mit der „Sorgfalt einer ordentlichen Geschäftsführung“. Da Nextcloud Open Source ist, kann jeder den Code prüfen – das minimiert das Risiko versteckter Hintertüren und schützt dich persönlich vor dem Vorwurf, unzureichende Maßnahmen ergriffen zu haben.

• Datenschutz als Standard: Wir haben die Einstellungen so gewählt, dass sie den strengen europäischen Regeln (DSGVO) nicht nur folgen, sondern sie mit Leben füllen. Deine Daten bleiben dort, wo du sie hinlegst (bei dir oder deinem vertrauenswürdigen Anbieter).

• Realistische Sicherheit: Nextcloud bietet standardmäßig eine starke Server-seitige Verschlüsselung. Das bedeutet, deine Daten sind auf den Festplatten verschlüsselt gespeichert. Für den höchsten Schutz (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung), bei dem selbst der Serverbetreiber nichts lesen kann, muss die Funktion „End-to-End Encryption“ aktiviert und genutzt werden.

 

1.1 Sicherheits-Check

Wichtiger Hinweis: Das Digital Empowerment Project bezieht sich auf den aktuellen Stand in April 2026. Bitte berücksichtige das und suche gegebenenfalls auf den offiziellen Nextcloud-Seiten nach aktuelleren Informationen.

2. Dein digitaler Rucksack (Was du bereitstellen darfst) #

• Zeitinsel: Du brauchst etwa 15–20 Minuten Ruhe, um alles einzurichten.

• Werkzeug: Ein Computer oder Tablet mit einem aktuellen Browser (Firefox, Chrome, Safari) oder das Nextcloud-App auf deinem Smartphone.

• Schlüssel: Deine Zugangsdaten (Benutzername und Passwort), die dir von deiner Organisation oder deinem Administrator gegeben wurden.

• Barrierefreiheit: Dein Vorlese-Programm (z.B. NVDA, VoiceOver oder TalkBack) kann diese Anleitung vorlesen – wir haben sie extra dafür strukturiert. Die Benutzeroberfläche von Nextcloud ist für Screenreader optimiert.

 

 

3. Der gemeinsame Weg (Schritt-für-Schritt) #

Schritt 1: Ankommen & Vorbereiten

Öffne deinen Browser und gib die Adresse ein, die du von deiner Gruppe erhalten hast (z.B. cloud.deine-gruppe.de). Du siehst nun eine Anmeldemaske.

• Gib deinen Benutzernamen in das erste Feld ein.

• Gib dein Passwort in das zweite Feld ein.

• Klicke auf den Button mit der Aufschrift „Anmelden“ (oft ein Pfeil nach rechts oder ein Schloss-Symbol).

• Hinweis: Wenn du zum ersten Mal hier bist, wirst du vielleicht aufgefordert, dein Passwort zu ändern. Folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

 

Schritt 2: Deinen eigenen digitalen Aktenschrank vorbereiten (Dateien hochladen & teilen)

Sobald du eingeloggt bist, siehst du deine „Dateien“-Ansicht. Stell dir das wie einen leeren Ordner auf deinem Schreibtisch vor.

Dies ist dein persönlicher Bereich. Auch wenn du die Nextcloud gemeinsam mit einer Gruppe nutzt können andere die Dateien, die du in deinem persönlichen Bereich ablegst nicht sehen. Es sei denn:

Möglichkeit a: Du teilst die Dateien mit anderen Personen

Möglichkeit b: Du erstellst Dateien in einem Ordner, auf den auch andere Menschen Zugriff haben

Dateien und Ordner anlegen

1. Ordner erstellen: Suche oben links den Button „Neu“ (oft ein Plus-Zeichen +). Klicke darauf und wähle „Neuer Ordner“.

2. Dateien hinzufügen: Suche oben links den Button „Neu“ (oft ein Plus-Zeichen +). Klicke darauf und wähle „Datei hochladen“. Wähle nun die Datei aus, die du teilen möchtest, oder ziehe sie einfach per Maus in das Fenster.

3. Dateien neu anlegen: Suche oben links den Button „Neu“ (oft ein Plus-Zeichen +). Klicke darauf und wähle dann die Art der Datei (Text, Tabelle etc) aus, die du erstellen möchtest.

Dateien mit anderen Personen teilen

Wichtig: Dieser Weg des Teilens empfiehlt sich, wenn du einzelne Dateien mit anderen zusammen bearbeiten möchtest. Arbeitet ihr langfristig als Gruppe zusammen eignen sich Gruppenordner (siehe weiter unten).

1. Teilen aktivieren: Suche in der Liste deiner Dateien nach der Datei, die du teilen willst. Rechts daneben findest du ein Symbol mit drei Punkten (...) oder ein Teilen-Symbol (drei verbundene Punkte). Klicke darauf.

2. Link erstellen: Im Menü, das sich öffnet, klicke auf „Link teilen“ oder „Öffentlicher Link erstellen“.

3. Sicherheit prüfen: Jetzt erscheint ein Link. Wichtig: Klicke auf das Zahnrad-Symbol oder „Einstellungen“ neben dem Link.

   • Aktiviere die Option „Passwort setzen“, wenn die Datei sensibel ist.

   • Aktiviere „Nur ansehen“ (kein Bearbeiten), wenn andere die Datei nicht verändern sollen.

   • Setze ein Ablaufdatum, falls die Datei nur kurzzeitig geteilt werden soll.

Optional – Schritt 2b: Team Folders aktivieren und nutzen (Nur für Administratoren)

Bevor du Gruppenordner erstellen kannst, muss die entsprechende Erweiterung in deiner Nextcloud installiert sein. Dies ist eine Aufgabe für deine IT-Verwaltung oder den Administrator deiner Instanz.

Team folders aktivieren

Für Administratoren:

1. Melde dich als Administrator an.

2. Gehe zu Einstellungen (Zahnrad-Symbol oben rechts) → Apps.

3. Suche im Suchfeld nach „Team Folders“ (oder alternativ nach „Group Folders“).

4. Klicke auf „Herunterladen und aktivieren“ neben der App Team Folders.

   • Hinweis: Die App trägt intern den Namen groupfolders, wird aber in der Oberfläche als „Team Folders“ angezeigt.

5. Nach der Aktivierung erscheint der Menüpunkt „Gruppenordner“ (oder „Team-Ordner“) in der linken Seitenleiste für berechtigte Benutzer:innen.

Für normale Nutzende: Wenn du den Punkt „Gruppenordner“ in deiner linken Seitenleiste nicht siehst, ist die Funktion für dein Konto noch nicht freigeschaltet. Kontaktiere bitte deine Organisation oder den Digi-Coach, damit die App aktiviert und dir die entsprechenden Rechte zugewiesen werden können.

Team-Ordner für die Gruppe erstellen (Kollaboration)

Manchmal möchtest du nicht nur eine einzelne Datei teilen, sondern einen ganzen Bereich, in dem alle gemeinsam arbeiten können. Dafür gibt es in Nextcloud die Gruppenordner (manchmal auch „Team-Ordner“ genannt). Stell dir das wie einen digitalen Aktenschrank vor, zu dem alle Mitglieder einer bestimmten Gruppe Zugang haben.

Voraussetzung: Du musst über entsprechende Rechte verfügen (oft als „Administrator“ oder „Mitglied einer Gruppe“ gekennzeichnet). Falls du keinen Gruppenordner erstellen kannst, wende dich an deine Organisation.

1. Gruppenordner finden: Suche in der linken Seitenleiste nach dem Menüpunkt „Gruppenordner“ oder „Team-Ordner“. Wenn du diesen nicht siehst, ist diese Funktion für dein Konto möglicherweise noch nicht freigeschaltet.

2. Neuen Ordner anlegen: Klicke auf den Button „Neuer Gruppenordner“ oder das Plus-Zeichen (+) neben „Gruppenordner“.

3. Name vergeben: Gib dem Ordner einen klaren, aussagekräftigen Namen (z.B. „Projekt Alpha – Dokumente“ oder „Gemeinsame Fotos 2026″).

4. Gruppe auswählen: Wähle nun die Gruppe aus, die Zugriff erhalten soll. Dies ist wichtig: Nur Mitglieder dieser Gruppe können den Ordner sehen und bearbeiten.

5. Rechte festlegen: Du kannst meist zwischen folgenden Optionen wählen:

   • Lesen: Mitglieder können Dateien ansehen, aber nicht verändern.

   • Bearbeiten: Mitglieder können Dateien hinzufügen, löschen und ändern.

   • Verwalten: Mitglieder können auch andere Personen hinzufügen oder entfernen.

6. Speichern: Klicke auf „Erstellen“ oder „Speichern“.

Der neue Ordner erscheint nun in deiner Liste der Gruppenordner. Alle Mitglieder der ausgewählten Gruppe sehen ihn automatisch – ohne dass du ihnen einzelne Links senden musst.

Wichtiger Hinweis zu Berechtigungen und Installation: Die Fachleute vom DEP erinnern daran: Gruppenordner sind nur verfügbar, wenn die App „Team Folders“ installiert und aktiviert wurde. Wenn du als Administrator arbeitest, prüfe vor der Erstellung, ob die App korrekt läuft. Als normale:r Nutzer:in: Wenn der Menüpunkt fehlt, ist die Funktion noch nicht für dich freigeschaltet. Frage deine Verwaltung, bevor du versuchst, eigene Ordner zu erstellen. Falsche Berechtigungen können zu unbeabsichtigtem Datenzugriff führen.

4. Ein Moment der Achtsamkeit (Wichtiger Schutzpunkt) #

Wichtiger Schutz für deine Identität: Die Fachleute vom DEP mahnen hier zur Vorsicht: Wenn du den Link ohne Passwort oder Ablaufdatum teilst, könnte theoretisch jeder, der den Link erhält, auf deine Datei zugreifen – auch Jahre später. Unsere Erfahrung zeigt, dass das Vergessen von Ablaufdaten die häufigste Ursache für unbeabsichtigte Datenlecks ist. Nimm dir hier eine Sekunde mehr Zeit, um sicherzugehen, dass dein Schutzschild aktiv ist.

5. DEP-Vertrauens-Check (Unsere Prüfung für dich) #