OnlyOffice: Dokumente online gemeinsam bearbeiten – ohne das Google mitliest #

Der Kern in Kürze: Gibt es was anderes als Google Docs? Ja! OnlyOffice, Collabora oder so genannte „Pads“. Oft ist es schwierig sich überhaupt vorzustellen, dass es andere Möglichkeiten gibt, als diese die uns doch so oft und zumindest im Falle von Google Docs sogar meist “umsonst” angeboten werden. Das Digital Empowerment Project hat sich Alternativen angeschaut, wie du gemeinsam mit Anderen geschützt an Dokumenten arbeiten kannst, ohne dass du selbst zum Produkt wirst.

1. Dokumente gemeinsam bearbeiten – in einem sicheren Rahmen #

Gemeinsam einen verantwortungsvollen Umgang schaffen

Warum nicht einfach Google Docs?

Das ist eine berechtigte Frage, denn Google Docs ist sehr bequem. Hier sind die Gründe, warum wir einen Wechsel zur Open-Source-Welt (LibreOffice/OnlyOffice/Collabora) empfehlen:

1. Datenschutz & Privatsphäre: Bei Google Docs gehören deine Daten Google. Google scannt deine Texte (automatisch), um Werbung zu personalisieren und verdient dadurch sehr viel Geld. Bei LibreOffice/OnlyOffice liegen die Daten dort, wo du sie hinlegst (auf deinem PC oder deinem eigenen Server). Niemand liest mit.

2. Abhängigkeit: Wenn Google morgen beschließt, dein Konto zu sperren oder die Preise zu erhöhen, hast du ein Problem. Mit Open-Source-Software bist du unabhängiger.

3. Offline-Nutzung: Google Docs funktioniert ohne Internet nur sehr eingeschränkt. LibreOffice und OnlyOffice sind vollwertige Programme, die auch im Flugzeug oder im Wald ohne Netz funktionieren

4. Kosten: Google Docs ist kostenlos, aber du bezahlst mit deinen Daten. Über deine Daten kann gezielte Werbung geschaltet werden.

📝 Gemeinsam eine Entscheidung treffen

Nimm dir einen Moment Zeit und beantworte folgende Fragen:

• Wird an mehr als 3 Dokumenten im Schnitt im Monat gemeinsam gearbeitet?

• Sollten mehr als 5 Personen die Möglichkeit haben regelmäßig Dokumente zu erstellen, an denen gemeinsam gearbeitet werden kann?

• Sollen die Dokumente langfristig (länger als 1 Jahr) gesichert werden?

Wenn du weniger als eine Frage mit “Ja” beantwortet hast, kannst du am besten Angebote nutzen, bei denen Dokumente online ohne Account erstellt werden können. Die Alternativen werden meist ehrenamtlich angeboten, drei Beispiele sind Folgende:

• https://yopad.eu/

• https://pad.systemli.org/

• https://cryptpad.fr/

Wenn du mehr als eine Frage mit “Ja” beantwortet hast, macht eine Online Dateiablage mit gemeinsamer Dokumentenbearbeitung Sinn. Wir beziehen uns in dieser Anleitung auf OnlyOffice in Kombination mit der Nextcloud, dies soll allerdings nicht bedeuten, dass andere Open-Source-Produkte (zum Beispiel Collabora) schlechter sind.

Wichtiger Hinweis: Das Digital Empowerment Project bezieht sich auf den aktuellen Stand im März 2026. Bitte berücksichtige das und suche gegebenenfalls auf anderen Seiten nach aktuelleren Informationen.

2. Dein digitaler Rucksack #

• Zeitinsel: 20–30 Minuten

• Werkzeug: Ein Computer oder Handy mit Browser

• Vorraussetzung: Du oder deine Gruppe hat bereits Zugang zur Nextcloud inklusive OnlyOffice

3. Der gemeinsame Weg #

Voraussetzung: Wir beziehen uns auf OnlyOffice integriert in der Nextcloud.

Die Nextcloud ist eine Online Dateiablage verglichen mit Google Drive, One Drive oder Dropbox. Der Unterschied ist, dass Nextcloud freie Software ist und du dir den Anbieter selbst wählen kannst. Auf diesem Weg kannst du sicherstellen, dass deine Dateien in von einem europäischen Anbieter in einem Rechenzentrum in Deutschland liegen. Warum das wichtig ist kannst du in diesem Artikel ausführlich nachlesen. In Kürze: Wenn deine Daten bei US-Amerikanischen Anbietern liegen unterliegen diese dem US-Cloud Act. das bedeutet, dass Daten im Rahmen von zivil- oder strafrechtlicher Verfahren direkt bei US-Cloudanbietern angefordert werden können. Außerdem werden Daten oft für kommerzielle Zwecke weitergegeben.

Du kannst also starten, wenn du dich in deine Nextcloud eingeloggt hast.

Schritt 1: OnlyOffice kennen lernen

In dieser Anleitung haben wir erklärt, wie du in der Nextcloud ein Dokument anlegen und teilen kannst. Befolge die der genannten Schritte, um ein Textdokument zu erstellen.

1. Klicke auf das erstellte Dokument

2. Schaue dich in Ruhe um und probiere Schaltflächen aus

3. Erstelle Kommentare

Hinweis: Der Dschungel der Datei-Formate kann überfordernd sein. Wir haben hier für dich die Hintergründe der verschiedenen Dateiformate aufgelistet. Wenn du Zeit und Muße hast kannst du hier nochmal reinschauen. Für dich jetzt wichtig zur Zusammenarbeit mit Anderen: Es wird ein Dokument in den gängigen – von Microsoft unterstützten – Formaten erstellt: zum Beispiel .xlsx für Tabellen.

Schritt 2: Gemeinsam das Dokument bearbeiten

1. Schließe das erstellte Dokument wieder

2. Klicke in der Zeile des Dokuments am rechten Ende auf das Icon mit dem Plus und einer Person (Freigabeoptionen)

3. Klicke hier auf das Plus-Symbol neben “Öffentlichen link erstellen”

4. Der Link ist nun kopiert und du kannst ihn einer Person zukommen lassen

5. Diese Person kann das Dokument ebenfalls bearbeiten

4. Ein Moment der Ruhe #

Wichtiger Hinweis: Sichere Zusammenarbeit in Dokumenten: Wir von DEP weisen darauf hin, dass Nextcloud und OnlyOffice eine sichere Form der Zusammenarbeit in Dokumenten bieten, allerdings solltest du immer darauf achten für wen du deine Dokumente freigibst. Überprüfe regelmäßig veraltete Freigaben oder lege direkt ein Ablaufdatum fest.

Nimm dir kurz einen ruhigen Moment. Auch wenn OnlyOffice oder auch andere Alternativen zu Word dir dieselben Funktionalitäten bieten, kostet ein Wechsel am Anfang immer Zeit und Energie. Wenn Schaltflächen nicht an derselben Stelle sind, kann das frustrierend sein. Aber die Gewöhnung macht es! Wenn der Frust zu groß wird, mache eine Pause und ruf dir nochmal in Erinnerung welche Argumente es gegen BigTech gibt und warum du dich für einen Wechsel entschieden hast.

5. DEP-Vertrauens-Check (Unsere Prüfung für dich) #