Wissen, das uns stark macht: So baut ihr euer lebendiges Community-Archiv auf

Euer Wissen ist euer Fundament

Stellt euch vor, ihr hättet einen zentralen, sicheren Ort für das gesamte Wissen eurer Community. Dort wären nicht nur wichtige Dokumente verfügbar, sondern auch Anleitungen, Protokolle und Ressourcen. Außerdem würde dieser Ort neuen Mitgliedern einen schnellen Einstieg ermöglichen. Gleichzeitig hätten erfahrene Mitglieder die Sicherheit, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht.

Genau das ist ein lebendiges Community-Archiv. Dabei handelt es sich um mehr als nur eine Ablage. Vielmehr ist es ein Akt der Selbstermächtigung und der kollektiven Intelligenz. Dadurch schafft ihr ein Gegen-Archiv zu verstreuten Informationen und externen Wissensquellen. Folglich stärkt ihr eure Unabhängigkeit und Handlungsfähigkeit von innen.

Dieser Artikel ist euer Kompass. Im Folgenden zeigen wir euch Schritt für Schritt, wie ihr ein solches umfassendes Archiv aufbaut – sicher, partizipativ und mit den richtigen Werkzeugen.

Die Basis schaffen: Der sichere Rahmen für euer Wissen

Bevor die erste Datei hochgeladen wird, braucht ihr ein Fundament aus Vertrauen und Sicherheit. Dies ist der wichtigste Schritt. Denn es geht um potenziell sensible Informationen.

Das Versprechen der Kontrolle

Zunächst erstellt ihr eine einfache, klare Nutzungsvereinbarung. Dabei muss jede Person, die Wissen beiträgt, folgendes wissen:

Wofür werden die Inhalte genutzt? Beispielsweise nur für interne Weiterbildung? Oder als Vorlage für andere Gruppen? Legt das konkret fest.

Wer hat Zugriff? Zum Beispiel nur verifizierte Mitglieder? Bestimmte Arbeitsgruppen? Die Öffentlichkeit? Transparenz schafft Vertrauen.

Wie kann ich meine Zustimmung widerrufen? Menschen müssen die Möglichkeit haben, ihre Beiträge zurückzuziehen. Deshalb macht den Prozess dafür einfach und respektvoll.

Anonymität und Datenschutz als Standard

Legt gemeinsam fest, wie ihr sensible Daten schützt. Werden Namen in Protokollen geschwärzt? Oder werden Vorlagen so anonymisiert, dass keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind?

Dies ist nicht nur bei offiziellen Dokumenten entscheidend. Auch andere Inhalte können sensible Informationen enthalten. Denkt dabei an Kontaktdaten, interne Strategien oder vertrauliche Korrespondenz.

Entwickelt daher klare Kategorien:

• Öffentlich zugänglich
• Nur für Mitglieder
• Nur für Kernteam
• Vertraulich mit Zugangsbeschränkung

Der digitale Tresor

Wählt einen Speicherort, der euren Werten entspricht. Eine sichere, möglichst verschlüsselte und datensouveräne Lösung ist entscheidend. Schließlich geht es darum, die Kontrolle über das kollektive Wissen nicht an große Konzerne abzugeben. (Weiter unten kommen die konkreten Tipps zu möglichen Tools)

Fragt euch deshalb:

• Wo liegen die Server physisch?
• Wer hat theoretischen Zugriff auf unsere Daten?
• Können wir bei Bedarf problemlos zu einem anderen Anbieter wechseln?
• Ist die Verschlüsselung stark genug für unsere Bedürfnisse?

Die Schätze heben: Methoden zum Sammeln von Wissen

Ein Archiv lebt von der Vielfalt seiner Inhalte. Sammelt alles, was eure Gemeinschaft stärker und klüger macht.

Wichtige Dokumente zusammentragen

Vorlagen sammeln

Erfolgreiche Förderanträge sind Gold wert. Allerdings nicht als Kopiervorlage, sondern als Inspiration und Orientierung. Das gleiche gilt für Pressemitteilungen, die Aufmerksamkeit gebracht haben. Ebenso wichtig sind Briefe an Behörden, die tatsächlich zu Reaktionen geführt haben.

Sammelt sie systematisch. Fügt außerdem Kontext hinzu: Was war die Situation? Was hat besonders gut funktioniert? Und was würdet ihr heute anders machen?

Protokolle archivieren

Wichtige Entscheidungen sollten nachvollziehbar bleiben. Dabei muss nicht jedes Protokoll ins Archiv. Jedoch die Meilensteine schon. Wann habt ihr eure Struktur geändert? Welche strategischen Weichenstellungen gab es? Und warum habt ihr ein Projekt beendet?

Diese Dokumentation hilft nicht nur neuen Mitgliedern. Vielmehr hilft sie euch als Gruppe, aus eurer eigenen Geschichte zu lernen.

Checklisten und Anleitungen erstellen

Denkt an Onboarding-Listen für neue Mitglieder. Oder an technische Anleitungen für häufig auftretende Probleme. Ebenso wichtig sind Event-Planungshilfen, die wirklich funktionieren.

Jedes Mal, wenn jemand in eurer Gruppe etwas zum dritten Mal erklärt, solltet ihr euch fragen: Gehört das ins Archiv?

Expertise intern nutzen

Narrative Interviews führen

Sprecht mit erfahrenen Mitgliedern. Dabei geht es nicht nur um ihre Geschichten, sondern auch um ihr praktisches Wissen. Wie haben sie ein bestimmtes Problem gelöst? Welche Fehler haben sie gemacht? Und was haben sie daraus gelernt?

Diese Gespräche könnt ihr aufzeichnen, transkribieren oder als Zusammenfassung dokumentieren.

Wissens-Workshops veranstalten

Organisiert kurze Sessions, in denen ein Mitglied den anderen etwas beibringt. Beispielsweise: Wie richtet man eine sichere E-Mail-Adresse ein? Oder wie erstellt man eine wirkungsvolle Social-Media-Grafik? Auch interessant: Wie organisiert man ein hybrides Meeting?

Die Aufzeichnung oder das Protokoll davon kommt direkt ins Archiv. Dadurch kann jeder davon profitieren, auch wer nicht dabei sein konnte.

Reflexionsrunden dokumentieren

Nach wichtigen Ereignissen oder Projekten setzt euch zusammen und reflektiert. Was lief gut? Was nicht? Und was nehmen wir mit? Diese kollektiven Lernmomente sind wertvoll. Deshalb sollten sie nicht vergessen werden.

Externe Ressourcen kuratieren

Ihr müsst das Rad nicht neu erfinden. Sammelt und kommentiert stattdessen hilfreiche Links, Fachartikel oder Video-Tutorials, die für eure Arbeit relevant sind.

Macht jedoch mehr daraus als eine simple Linkliste. Fügt eure eigene Einschätzung hinzu: Warum ist diese Ressource hilfreich? Für welche Situation eignet sie sich? Und was sollte man beachten?

Ordnung im Schatz: Das Archiv nutzbar machen

Eine unstrukturierte Datensammlung ist nutzlos. Mit einfachen Methoden sorgt ihr dafür, dass alle schnell finden, was sie suchen.

Verschlagwortung für alle

Entwickelt gemeinsam ein einfaches System von Schlagworten. Diese Tags sollten dabei intuitiv und konsistent sein.

Beispiele:

• #Fördermittel

• #Pressearbeit

• #Technikguide

• #Protokoll

• #Onboarding

• #MentalHealth

• #Veranstaltungsplanung

• #Rechtliches

Wichtig ist: Schreibt eure Tag-Liste auf und macht sie für alle zugänglich. Andernfalls entstehen mit der Zeit Duplikate und Chaos.

Themen-Dossiers erstellen

Bündelt verschiedene Inhalte zu einem übergeordneten Thema. Ein Dossier zu Fördermitteln könnte beispielsweise enthalten:

• Eine erfolgreiche Antragsvorlage
• Eine Checkliste für die Abrechnung
• Eine Linksammlung zu relevanten Stiftungen
• Erfahrungsberichte von Mitgliedern
• Tipps für das Budgetmanagement
• Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Diese Dossiers machen euer Archiv vom Ablagesystem zum Lernwerkzeug.

Aufbereitung für alle Bedürfnisse

Stellt Wissen in verschiedenen Formaten bereit. Eine komplexe Anleitung kann dabei gleichzeitig existieren als:

• Detailliertes Textdokument für die Tiefe
• Kurze Video-Erklärung für den visuellen Einstieg
• Checkliste für die schnelle Umsetzung
• Version in einfacher Sprache für Barrierefreiheit

Dadurch stellt ihr sicher, dass alle davon profitieren können.

Welche Tools kommen infrage und wie wählt ihr am besten aus?

Die Technik soll euch dienen, nicht umgekehrt. Die beste Lösung ist die, die zu euren Fähigkeiten, Ressourcen und vor allem zu euren Sicherheitsbedürfnissen passt.

Die drei Kernfunktionen

Ein gutes System muss folgende Funktionen erfüllen:

Sichere Ablage: Wo werden die Dateien gespeichert?

Katalogisierung und Findbarkeit: Wie machen wir die Inhalte durchsuchbar?

Zugang und Präsentation: Wie können unsere Mitglieder auf das Wissen zugreifen?

Open-Source-Lösungen im Überblick

Für sichere Ablage

Als einfache Lösung bietet sich eine Nextcloud-Instanz an. Sie bietet hohe Datenkontrolle, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ist relativ einfach zu bedienen. Viele Anbieter hosten Nextcloud speziell für NGOs und politische Gruppen.

Fortgeschrittene Lösung: Eigenes Hosting auf einem Server, den ihr selbst oder eine vertrauenswürdige Organisation kontrolliert. Alternativ könnt ihr spezialisierte Archivierungssoftware für besonders hohe Sicherheitsanforderungen nutzen.

Für Katalogisierung

Als einfache Lösung eignet sich eine Tabellenkalkulation mit LibreOffice Calc. Erstellt dabei Spalten für Titel, Datum, Tags, Beschreibung und Link zur Datei in eurer Cloud. Das klingt simpel, funktioniert aber erstaunlich gut für den Anfang.

Fortgeschrittene Lösung: Spezialisierte Software wie Tropy ist ideal zum Organisieren und Beschreiben von Dokumenten. Alternativ bietet sich TagSpaces für dateibasiertes Tagging direkt im Dateisystem an.

Für Zugang und Präsentation

Als einfache Lösung dient ein passwortgeschützter Bereich auf eurer Webseite mit WordPress. Alternativ könnt ihr geteilte Ordner in eurer Nextcloud mit klar definierten Berechtigungen nutzen.

Fortgeschrittene Lösung: Ein eigenes, privates Wiki mit Anytype oder Outline. Diese Systeme ermöglichen gemeinsames Editieren. Außerdem bieten sie eine starke Vernetzung von Wissen durch Links zwischen Seiten.

Checkliste: Das richtige Tool für eure Gruppe

Bevor ihr euch entscheidet, klärt gemeinsam:

Sicherheitsbedarf: Wie sensibel sind unsere Daten? Reicht Standard-Verschlüsselung oder brauchen wir mehr?

Technische Kompetenz: Wer im Team kann das Tool einrichten und pflegen? Seid ehrlich zu euren Fähigkeiten.

Ressourcen: Was darf es kosten – an Zeit und Geld? Ein kostenloses Tool, das niemand versteht, ist teurer als ein bezahltes, das funktioniert.

Zugänglichkeit: Können alle Mitglieder das Tool einfach bedienen? Ist es barrierearm? Und funktioniert es auf verschiedenen Geräten?

Zukunftsfähigkeit: Können wir unsere Daten einfach wieder exportieren, falls wir wechseln wollen? Vermeidet Herstellerabhängigkeit.

Support: Gibt es eine Community oder Dokumentation, die uns bei Problemen helfen kann?

Der Start: Aufsetzen, Füllen, Pflegen, Integrieren

Ein Archiv aufzubauen ist ein Prozess. Geht ihn Schritt für Schritt an. Niemand erwartet Perfektion vom ersten Tag.

Phase 1: Aufsetzen – Die Basis legen

Kernteam bilden

Benennt zunächst zwei bis drei Personen als Archiv-Verantwortliche. Das heißt nicht, dass sie alles alleine machen. Vielmehr koordinieren sie, behalten den Überblick und sind Ansprechpartner:innen.

Regeln definieren

Verabschiedet gemeinsam die ethischen Leitlinien. Wie gehen wir mit sensiblen Informationen um? Wer darf was sehen? Und wie funktioniert die Qualitätssicherung?

Entwickelt anschließend eine erste Ordnerstruktur. Diese sollte nicht zu kompliziert, aber logisch sein. Ihr könnt sie später immer noch anpassen.

Tool-Entscheidung treffen

Nutzt dafür die Checkliste von oben. Testet ein oder zwei Lösungen mit einer kleinen Gruppe. Dann entscheidet gemeinsam. Richtet danach die technische Basis ein. Plant genug Zeit dafür ein. Außerdem solltet ihr euch Hilfe holen, wenn ihr sie braucht.

Phase 2: Füllen – Klein anfangen

Pilotprojekt starten

Sammelt nicht sofort alles. Beginnt stattdessen mit einem klaren, nützlichen Thema. Zum Beispiel: Alles, was ein neues Mitglied in der ersten Woche braucht.

Oder alternativ: Alle Dokumente rund um eure letzte erfolgreiche Kampagne.

Erste Inhalte erstellen

Ladet zunächst die wichtigsten Dokumente hoch und verschlagwortet sie sorgfältig. Schreibt außerdem kurze Beschreibungen dazu. Testet dann, ob die Suche funktioniert.

Feedback einholen

Zeigt das Pilotprojekt einer größeren Gruppe. Was funktioniert gut? Und was ist verwirrend? Passt eure Struktur entsprechend an.

Phase 3: Integrieren – Das Archiv zum Leben erwecken

Launch-Moment gestalten

Stellt das Archiv in einem gemeinsamen Treffen oder digitalen Meeting vor. Erklärt dabei die Vision dahinter. Zeigt konkret, wie es funktioniert. Dadurch macht ihr Menschen neugierig.

Nutzung zur Gewohnheit machen

Integriert das Archiv in eure Abläufe. Die Antwort auf eine häufige Frage ist nicht mehr nur eine E-Mail. Stattdessen: „Schau mal, ich habe dir den Link zum entsprechenden Guide im Archiv geschickt.“

Bei neuen Projekten: „Lass uns schauen, ob wir im Archiv schon etwas Ähnliches haben.“

Nach Veranstaltungen: „Wer dokumentiert das für unser Archiv?“

Champions identifizieren

In jeder Gruppe gibt es Menschen, die neue Tools lieben und andere begeistern können. Macht sie zu Botschafter:innen für euer Archiv.

Phase 4: Pflegen – Das Archiv aktuell halten

Regelmäßige Archiv-Zeit

Plant feste Zeiten ein, um neue Inhalte einzupflegen und veraltete Informationen zu aktualisieren. Dabei kann einmal im Monat eine Stunde schon reichen.

Macht daraus ein gemeinsames Ritual. Trefft euch digital. Geht die Liste der neuen Materialien durch. Sortiert gemeinsam ein.

Verantwortlichkeiten klären

Wer kümmert sich um regelmäßige Backups? Wer ist Ansprechperson für technische Fragen? Und wer prüft neue Beiträge auf Qualität?

Diese Aufgaben sollten rotieren können. Dadurch hängt das Archiv nicht von einzelnen Personen ab.

Qualität sichern

Nicht alles muss ins Archiv. Entwickelt deshalb einfache Qualitätskriterien: Ist das Dokument noch aktuell? Ist es für andere wirklich nützlich? Und ist es gut genug dokumentiert?

Phase 5: Onboarding – Wissen weitergeben

Das Willkommens-Paket

Macht das Archiv zu einem festen Bestandteil eures Onboarding-Prozesses. Neue Mitglieder bekommen dabei in ihrer ersten Woche eine Führung durchs Archiv.

Erstellt außerdem ein spezielles „Start hier“-Dossier. Dieses enthält alle wichtigsten Ressourcen für den Einstieg.

Wissensübergabe sichern

Wenn erfahrene Mitglieder die Gruppe verlassen oder sich zurückziehen, nutzt das Archiv für die Übergabe. Plant dafür ein Abschlussgespräch: Was sollte unbedingt dokumentiert werden? Und wo liegt noch undokumentiertes Wissen?

Das Archiv ist somit das perfekte Werkzeug. Es stellt sicher, dass wertvolles Wissen nicht mit einzelnen Personen verschwindet.

Ihr seid die Expert:innen eurer eigenen Realität

Der Aufbau eines Community-Archivs ist viel mehr als nur Dokumentenmanagement. Vielmehr ist es die Schaffung eines kollektiven Gedächtnisses. Dadurch wird eure Gruppe resilienter, effizienter und unabhängiger.

Es ist die gelebte Botschaft an jedes einzelne Mitglied: Dein Wissen zählt. Dein Beitrag ist wichtig. Und gemeinsam macht uns dieses Wissen handlungsfähig und stark.

Ein Archiv ist außerdem kein statisches Ding. Stattdessen wächst es, verändert sich und entwickelt sich mit eurer Gruppe. Es dokumentiert nicht nur, was war. Vielmehr ermöglicht es, was sein kann.

Jedes Mal, wenn jemand eine Antwort im Archiv findet statt stundenlang zu suchen. Jedes Mal, wenn ein neues Mitglied schneller handlungsfähig wird. Und jedes Mal, wenn ihr aus vergangenen Erfahrungen lernt statt sie zu wiederholen – dann zahlt sich diese Arbeit aus.

Fangt klein an. Fangt heute an. Denn euer kollektives Wissen ist eure Stärke.

Dieser Leitfaden ist ein Living Document. Eure Erfahrungen, euer Feedback und eure Ergänzungen sind willkommen.